Koronavirüs tedbirleri kapsamında birçok sektör evden çalışmaya başladı. Evden çalışmak ilk başta kulağa hoş gelse de en az ofise gitmek kadar zordur. Peki, koronavirüsten dolayı evde verimli çalışmanın 10 yolu nedir?
Evde kal çağrısı, iş için de geçerli olmaya başladı. Personellerin iş sebebi ile virüsü yaymaması için evden çalışmalar pek çok sektörde yaygınlaştı. Şirketler kendi iletişim ağlarını kurdu ve personellerinin çalışmalarını disiplinli hale getirdi. Türkiye’de evden çalışma sistemi çok yaygın olmadığından, bu süreçte çok önemli sonuçlar yaşandı. Aslında işverenler de bu durumun neden avantajlı olduğunu gördü. Koronavirüs önlemlerinin dışında da home-office çalışmalarının yaygınlaşması bekleniyor. İşte evde verimli çalışmanın püf noktaları…
Şirket ve Ekip Arasında Başarılı İletişim Ağı
İlk olarak evde verimli çalışma ipuçları arasında, mutlaka kişilerin çalışma sisteminin en iyi şekilde düzenlenmesi var. Kurulan bir online sistem hem işlerin yürümesi için hem de personeller arasında bağlantının da resmi şekilde kurulması için gereklidir. Bunun sağlanması şirket tarafından olacaktır. Kendini çok daha iyi hissetmen, ayrıca çalışmaların aksamaması açısından sistemin kurulu olması önemlidir. Gerektiği zaman online gruplardan bilgi almak ve işin işleyişi hakkında herkesin fikrinin olması önemlidir. Başarılı iletişim ağları, direkt olarak internet üzerinden geliştirilen yöntemler ile olabilir. En basit yöntemi ise Whatsapp çalışma gruplarıdır. Ancak elbette bu grupların dışında seçenekler ile sistemi kurmak çok daha profesyonel olacaktır. Slack, Trello, Clickup, Airtable, Hangouts Chat gibi uygulamalar, online dönemde başarılı bir iletişim ağı kurmana yardımcı olabilir.
Online profesyonel sistemler ile başarılı bir iletişim ağı kurulabilir…
Eve Özel Çalışma Ortamı
Personellerin çalışma ortamı da son derece önemlidir. Yeni çalışma düzeni için personellerin de bir alışma süreci olacaktır. Evde yalnız yaşayanlar için bu durum bir sorun teşkil etmemek ile birlikte, evli olan ya da çocuğu olan kişilerin çalışma düzenini kontrol etmesi gerekiyor. Bizim önerimiz her zaman çalışma ortamının özel şekilde yaratılması. Örneğin sessiz bir ortamda dikkatini toplayan kişi için mutlaka evin bir köşesinin çalışmaya ayırması gerekiyor. Bu sayede çok daha hızlı bir şekilde çözümün gerçekleşmesi de mümkün oluyor. Evde verimli çalışma ortamının yaratılması, aynı zamanda dinlenme ve çalışma sürecininin de ayrı ayrı olması ile sana dinamik hissettirecektir.
Evde verimli çalışma ortamının ayrılması ile dinlenme süresi çok daha elverişli geçer.
Personellerin Evde Teknik İhtiyaçlarının Karşılanması
Personellerin evde verimli çalışma ortamının olması demek, bilgisayar – kullanılacak olan özel programlar ve buna benzer her türlü husus için gerekenin oluşturulması demektir. Bu hususta görevli olan, yetkili olan firmadır. Evde verimli çalışma yolları arasında teknik anlamda herhangi bir eksiklik olmaması en önemli husustur. Bunu değerlendirmeniz halinde son derece avantajlı bir çalışma ortamının yaratıldığını göreceksiniz.
- Bilgisayar
- İhtiyaç duyulan programlar
- Hard disk
- gibi sektöre ve kişinin departmanına göre değişim olabilir.
Çalışma için gerekli olan her türlü teknik ihtiyaç firma tarafından giderilmelidir.
Çalışma Saatlerinin Belirlenmiş Olması
Personelin evden çalışma sistemi ile hareket ediyor olması, sürekli olarak çalışmak zorunda olduğu anlamına gelmiyor. Bu durum personel için yıpratıcı olabilir ve verimsizlik ile sonuçlanabilir. Çalışma saatlerinin belirlenmiş olması koronavirüsten dolayı evde verimli çalışmanın 10 yolu arasında yer almasının en önemli sebebi budur. Verimli bir çalışma sistemi kurmaya çalışırken, bu yöntemin olumsuz sonuçlanması firma için de personel için de iyi olmayacaktır. Programlı çalışmak her zaman personelin de enerjisini toplayarak hareket etmesini sağlar. Bu bilinerek, düzenli bir çalışma saati ile sistem oluşturulmalıdır. Diğer çalışma saatlerinde personellerin iş ile alakalı rahatsız edilmemesi gerekir.
Esnek Çalışmanın Her İki Taraf İçin de Geçerli Olması
Esnek çalışma, kişilerin kendisini iyi hissetmesi için önemlidir. Her zaman elinin altında laptop olan kişiler çalışmayı sürdürebilir. Ancak çalışma saatinin belli olması ile birlikte, acil durumlarda da gerekenin yapılması iki taraf için de verimliliği arttırır. Yapılan bir hataya anında müdahale edilmesi ya da kısa süre içinde iki tarafın da en iyi şekilde önlem alarak çalışmayı sürdürmesi önemlidir. Hafta sonları için mevcut olan çalışma saatinin hafifletilmesi de olabilir. Bunları göz önünde bulundurarak bir sistem oluşturmak gerekiyor.
Personellere Motivasyon Desteği
Personeller için motivasyon önemli. Şirket tarafından yapılan motivasyon çalışmaları, koronanın psikolojik etkilerinin de azalmasını sağlayacaktır. Bunun için motivasyon anlamında hem personeller hem de işveren ona göre hareket etmelidir. Kendini iyi hissedeceğin tamamen sorunsuz çalışma düzenini tamamlayacağın bir sistem oluşturulur. Sen de bunları öz önünde bulundurarak bu alanda motive olarak çalışabilirsin.
Personellerin motive edilmesi, evden çalışma verimini arttıracaktır.
Düzenli Online Toplantılar ve Sohbetler
Çalışmaların kontrol altında olması demek, düzenli toplantı ve sohbetlerin gerçekleştirilmesiyle mümkün olur. Herkes birbirinden uzak ortamda çalıştığı için mutlaka haftada belirlenmiş olan bir günün toplantıya ayrılması gerekiyor. Toplantı sistemini de önceden ayarlayarak ona göre hareket edebilirsin. Bunun için ortak takvimler oluşturabilir veya çalışanların takvimlerini birbirlerine entegre edebilirsin. Bakıldığında düzenli şekilde toplantı yapılması, sohbet edilmesi iş işleyişi dışında da konuşabiliyor olmak motive edici olacaktır. Göz önünde bulundurman halinde sen de düzenli toplantı belirleyerek, personelleri bir araya getirebilirsin.
- Düzenli toplantı saatleri
- Herkesin katılımının olduğu sohbetler
- İş işleyişi hakkında konuşmak
- Herkesin birbirinden haberdar olması
- Yapılan işlerin bütünlüğü sağlaması
gibi hususlar ile evde verimli çalışma ipuçları verilmiştir. Bu şekilde etkinin tam anlamıyla sağlanabilmesi için düzenli şekilde hareket etmek ve evden çalışan personellere destek olmak gerekiyor. Bunun için sohbetler, toplantılar ile hem personelini motive etmek hem de şirket için verimliliği arttırmak söz konusu olacaktır. Hemen değerlendirip, sen de bu alanda önlem alarak hareket edebilirsin.
Personellerin Süreç Konusunda Bilgilendirilmesi
Personellerin aklında soru işareti kalmasın! Ne zaman normal çalışma düzenine geçilecek, bu hafta mı bitecek? Bu ay mı bitecek? Yaşanan durum son derece soru işaretleri ile dolu bir durum olduğundan, ayrıca bu durum ile alakalı bir muğlaklık olması rahatsız edici olabilir. Bu sebeple mutlaka süreç konusunda bilgi verilmesi gerekiyor. Şirket yaptığı planlardan uzun vadeli bir şekilde personelleri bilgilendirerek hareket etmelidir.
Personellerde daha fazla soru işaretine neden olmamak adına süreç hakkında bilgi vermek önemlidir.
Şirket Tarafından Sürecin Netleştirilmesi
Şirket tarafından plan yapılmalıdır. Evden çalışmak konusunda tamamen net olmak, yapılan araştırmalar ile alınan verim ile sürecin netleştirilmesini sağlamak önemlidir. Sürecin netleştirilmesi hem şirketin uzun vadeli planının ne olduğunu görmek hem de personelleri de bu konu hakkında arada bırakmamak açısından gereklidir. Bunları göz önünde bulundurup, sen de bu alanda süreci netleştirip ona göre hareket edebilirsin. İşveren çalışmaları kontrol ederek, ne şekilde ilerleyeceği konusunda bir plan yapar. Planlarının net olması bu aşamada sorunsuz şekilde çalışmanız için de gereklidir. Kâr zarar hesaplamalarını yaparak, işleyişe bakarak süreci en doğru şekilde yürütmek gerekiyor.
Sektöre Göre Müşteri Memnuniyet Analizlerinin Yapılması
Çalışmalar devam ediyor olacak. Ancak evden çalışma sistemi ile ne kadar verim alınıyor? Sektöre göre değişmek üzere araştırmalar yapılmalıdır. Gerçekleşen evden çalışma müşteri memnuniyetini ne kadar sağlıyor? Bu son derece önemli olduğundan, işveren tarafından zaman zaman bunun da araştırmasının yapılması gerekiyor.
Maksimum evde çalışmadan verim almak için yapılması gerekenler verilmişti. Koronavirüsten dolayı evde verimli çalışmanın 10 yolu üzerinden çalışma sistemi denetlenebilir.
Şirketinin yeni normalde çeviklik ve güç kazanması için sen de Experlize uzmanlarımızdan yardım alabilirsin!
